Damit Sie Ihre Einladungen gut organisieren, ohne alles zu früh zu verschicken oder kurz vor der Hochzeit noch Antworten einzuholen, planen Sie am besten in drei Schritten: ankündigen, einladen, bestätigen lassen. Die Save-the-Date-Karte kündigt den Termin an, die Hochzeitseinladung enthält die offiziellen Informationen und die Rückmeldung zeigt Ihnen, wer tatsächlich dabei sein wird.
Der passende Zeitplan hängt vor allem davon ab, wie weit Ihre Gäste anreisen, wann die Hochzeit stattfindet und wie viel Vorlauf sie für ihre Planung benötigen.
Inhaltsverzeichnis
Welcher Zeitplan ist für die Hochzeitseinladungen sinnvoll?
Am einfachsten planen Sie rückwärts vom Hochzeitstag aus.
Dieser beispielhafte Ablauf kann Ihnen als Ausgangspunkt dienen:
| Zeitraum vor der Hochzeit | Schritt |
|---|---|
| Etwa 9 bis 12 Monate vorher bei einer Hochzeit im Ausland | Save-the-Date-Karten verschicken |
| Etwa 6 bis 9 Monate vorher bei einer Hochzeit in der Nähe | Save-the-Date-Karten verschicken |
| Etwa 4 bis 6 Monate vorher | Hochzeitseinladungen verschicken |
| Etwa 2 Monate vorher | Eine gut planbare Antwortfrist festlegen |
| Vor Ablauf der Antwortfrist | Bei Bedarf an die Rückmeldung erinnern |
| Nach Ablauf der Antwortfrist | Gäste ohne Rückmeldung persönlich kontaktieren |
| Einige Wochen vorher | Gästezahl, Sitzordnung und Papeterie für den Hochzeitstag fertigstellen |
Diese Zeiträume sind Orientierungshilfen für die Planung und keine allgemeingültigen Regeln. Mariages.net empfiehlt derzeit für Frankreich, Hochzeitseinladungen etwa vier bis sechs Monate vor der Feier zu verschicken. Wenn Gäste von weit her anreisen, sollte mehr Vorlauf eingeplant werden. Internationale Ratgeber empfehlen, Save-the-Date-Karten mehrere Monate vor den Einladungen zu versenden: häufig sechs bis neun Monate vor einer Hochzeit in der Nähe und neun bis zwölf Monate vor einer Hochzeit im Ausland.
Entscheidend für Ihren eigenen Zeitplan sind die Bedürfnisse Ihrer Gäste und die Fristen Ihrer Location oder Ihres Caterers.
Wann sollten Sie die Save-the-Date-Karten verschicken?
Für eine Hochzeit in der Nähe können Sie Ihre Save-the-Date-Karten etwa sechs bis neun Monate vor dem Hochzeitstag verschicken. Wenn die Hochzeit im Ausland stattfindet oder viele Gäste eine längere Anreise haben, sind neun bis zwölf Monate Vorlauf sinnvoll.
Die Save-the-Date-Karte hat eine einfache Aufgabe: Ihre Gäste können sich den Termin freihalten, auch wenn noch nicht alle Einzelheiten feststehen.
Entsprechend knapp darf der Inhalt sein:
- Ihre Vornamen;
- das Hochzeitsdatum;
- die Stadt oder Region;
- gegebenenfalls die Adresse Ihrer Hochzeitswebsite;
- ein Hinweis, dass die offizielle Einladung noch folgt.
Die genaue Uhrzeit der Trauung, das Menü oder den vollständigen Ablauf des Wochenendes müssen Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht kennen.
Bei einer Hochzeit im Ausland ist der Veranstaltungsort dagegen besonders wichtig. Ihre Gäste müssen möglicherweise Flüge und Unterkünfte buchen, Urlaub nehmen oder die Betreuung ihrer Kinder organisieren. Eine frühzeitige Ankündigung hilft ihnen dabei.
Empfohlener interner Link: Save-the-Date-Kollektion von Maison June
Ist eine Save-the-Date-Karte notwendig?
Nein, eine Save-the-Date-Karte ist nicht für jede Hochzeit erforderlich. Sie ist vor allem dann hilfreich, wenn Ihre Gäste mehr Zeit brauchen, um ihre Teilnahme zu organisieren.
Sie können darauf verzichten, wenn Sie die Hochzeitseinladungen früh genug verschicken und die meisten Gäste in der Nähe wohnen.
Besonders sinnvoll ist eine Save-the-Date-Karte hingegen, wenn:
- die Hochzeit im Sommer oder an einem besonders gefragten Wochenende stattfindet;
- mehrere Gäste aus einer anderen Region oder einem anderen Land anreisen;
- Sie im Ausland heiraten;
- Ihre Gäste eine Unterkunft buchen müssen;
- das Datum bereits feststeht, aber noch nicht alle Einzelheiten geklärt sind.
Ist eine Save-the-Date-Karte heute noch sinnvoll?
Ja. Sie erfüllt schließlich eine andere Aufgabe als die eigentliche Hochzeitseinladung.
Die Save-the-Date-Karte sagt im Grunde: „Haltet euch dieses Datum frei – wir heiraten!“
Die Hochzeitseinladung ergänzt später: „Hier erfahrt ihr, wo und wann wir feiern, wie der Tag abläuft und wie ihr uns antworten könnt.“
Sie können also zunächst eine schlichte Save-the-Date-Karte verschicken, auch digital, und sich anschließend mehr Zeit für die offizielle Einladung nehmen.
Wann sollten Sie die Hochzeitseinladungen verschicken?
Für eine Hochzeit in Frankreich bieten etwa vier bis sechs Monate Vorlauf den Gästen in der Regel ausreichend Zeit für ihre Planung. Diesen Zeitraum empfiehlt derzeit auch Mariages.net.
Der richtige Zeitpunkt hängt jedoch von Ihrer Situation ab.
Wenn Sie in Ihrer Nähe heiraten, die Feier außerhalb der Ferien liegt und die meisten Gäste aus der Region kommen, können vier Monate ausreichen.
Heiraten Sie mitten im Sommer, an einem verlängerten Wochenende oder müssen viele Gäste eine Unterkunft buchen, sind eher sechs Monate sinnvoll.
Wann sollten Sie bei einer Hochzeit im Ausland einladen?
Bei einer Hochzeit im Ausland sollten Sie Ihre Gäste deutlich früher informieren.
Am angenehmsten ist es für alle, wenn die Save-the-Date-Karten etwa neun bis zwölf Monate vorher verschickt werden. Die offizielle Einladung folgt, sobald die praktischen Informationen ausreichend feststehen.
Die Empfehlungen für den genauen Versandzeitpunkt der Einladung unterscheiden sich: Mariages.net rät bei einer Hochzeit im Ausland zu besonders viel Vorlauf, gegebenenfalls bis zu etwa zehn Monaten. Internationale Ratgeber empfehlen häufig eine sehr frühe Save-the-Date-Karte und die offizielle Einladung einige Monate vor der Reise.
Wichtiger als ein bestimmter Monatswert ist, dass Ihre Gäste die Informationen für ihre Buchungen rechtzeitig erhalten.
Eine Informationskarte zur Einladung kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Übernachtungsmöglichkeiten;
- Anreisemöglichkeiten;
- weitere Veranstaltungen rund um die Hochzeit;
- die Adresse Ihrer Hochzeitswebsite;
- eine Kontaktmöglichkeit;
- die Möglichkeiten zur Rückmeldung.
So muss die eigentliche Einladung nicht zum dreiseitigen Reisehandbuch werden.
Empfohlener interner Link: Hochzeitseinladungen von Maison June
Empfohlener interner Link: Informationskarten zur Hochzeit
Welche Antwortfrist ist sinnvoll?
Die beste Antwortfrist lässt Ihnen genügend Zeit, um die letzten Rückmeldungen vor den Abgabefristen Ihrer Dienstleister einzuholen.
Mariages.net empfiehlt derzeit, die Antwortfrist idealerweise etwa zwei Monate vor die Hochzeit zu legen. So bleibt Zeit, Gästeliste, Sitzordnung und Organisation anzupassen. Andere internationale Ratgeber nennen eher drei bis vier Wochen vor der Hochzeit.
Eine Frist, die für alle Hochzeiten passt, gibt es daher nicht.
Bevor Sie Ihre Antwortkarten drucken lassen, fragen Sie bei Ihrem Caterer und Ihrer Location nach:
„Bis wann benötigen Sie unsere endgültige Gästezahl?“
Planen Sie vor diesem Termin einen Puffer ein.
Wenn Ihr Caterer die endgültige Personenzahl drei Wochen vor der Hochzeit benötigt, bleibt Ihnen kaum Zeit für Erinnerungen, wenn auch Ihre Antwortfrist erst dann endet.
Eine Frist von etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit gibt Ihnen häufig mehr Spielraum für:
- den Sitzplan;
- die Menükarten;
- die Namenskärtchen;
- besondere Ernährungswünsche;
- den Transport;
- gegebenenfalls die Unterkünfte.
Formulieren Sie die Bitte auf der Antwortkarte möglichst klar:
Bitte gebt uns bis zum 15. Mai Bescheid, ob ihr dabei seid.
Ihre Gäste können per Antwortkarte, Onlineformular oder QR-Code zusagen. Auch mehrere Antwortmöglichkeiten lassen sich kombinieren.
Empfohlener interner Link: Antwortkarten von Maison June
Wann sollten Sie Gäste an ihre Rückmeldung erinnern?
Warten Sie zunächst die Antwortfrist ab, die Sie selbst angegeben haben. Danach können Sie Gäste, von denen noch keine Rückmeldung vorliegt, zeitnah kontaktieren.
The Knot empfiehlt unter anderem eine Erinnerung etwa eine Woche vor Fristende, wenn noch viele Antworten fehlen. Gäste, die nach Ablauf der Frist nicht geantwortet haben, können Sie ungefähr eine Woche später direkt ansprechen.
Das muss nicht förmlich klingen. Eine persönliche Nachricht reicht völlig aus:
„Hallo! Wir legen gerade die endgültige Gästezahl für unsere Hochzeit fest. Wisst ihr schon, ob ihr dabei sein könnt?“
Wichtig ist vor allem, eine eindeutige Antwort zu erhalten.
Wie gehen Sie bei fehlenden Rückmeldungen vor?
Ein Vorgehen in zwei Schritten bietet sich an:
Vor Ablauf der Frist: eine kurze gemeinsame oder digitale Erinnerung, falls noch viele Antworten fehlen.
Nach Ablauf der Frist: eine persönliche Nachfrage per Nachricht oder Telefon.
Klären Sie die letzten offenen Zusagen möglichst, bevor Sie personalisierte Produkte bestellen, deren Inhalt von der endgültigen Gästeliste abhängt. Dazu gehören etwa Namenskärtchen und bestimmte Elemente des Sitzplans.
Gedruckte oder digitale Einladungen: Wie lassen sich beide verbinden?
Beide Formate ergänzen sich gut. Sie müssen sich weder für eine vollständig gedruckte noch für eine vollständig digitale Organisation entscheiden.
Papier eignet sich besonders für die offizielle Einladung. Eine gedruckte Karte wirkt persönlich und kann schon früh den Gestaltungsstil Ihrer Hochzeit zeigen.
Digitale Lösungen sind praktisch für Informationen, die sich noch ändern können oder eine schnelle Reaktion erfordern: Zusagen, Anreise, Unterkünfte, das Programm des Wochenendes oder organisatorische Änderungen.
Erst eine digitale Save-the-Date-Karte, dann eine gedruckte Einladung – ist das eine gute Idee?
Ja, diese Kombination ist besonders naheliegend.
Mit einer digitalen Save-the-Date-Karte können Sie den Termin sofort ankündigen, sobald er feststeht. Danach haben Sie Zeit, Ihre Papeterie auszuwählen und einige Monate später eine gedruckte Hochzeitseinladung zu verschicken.
Das funktioniert besonders gut, wenn Sie:
- Ihre Gäste früh informieren möchten;
- Wert auf eine schöne gedruckte Einladung legen;
- Informationen, die sich noch ändern könnten, nicht zu früh drucken lassen möchten;
- praktische Hinweise auf einer Website bündeln möchten.
Auch eine andere Kombination ist möglich: eine gedruckte Einladung mit digitaler Rückmeldung und praktischen Informationen im Internet.
Die gedruckte Karte vermittelt dann die persönliche Botschaft und den Gestaltungsstil, während die digitale Lösung die Organisation erleichtert.
Bei Maison June können Sie Ihre Papeterie außerdem durchgängig gestalten: Save-the-Date-Karten, Einladungen, Informationskarten, Menükarten und Namenskärtchen können im selben Design gehalten sein.
Empfohlener interner Link: Save-the-Date-Karten
Empfohlener interner Link: Hochzeitseinladungen
Empfohlener interner Link: Informationskarten
Wie nutzen Sie einen QR-Code für die Rückmeldungen?
Ein QR-Code kann direkt zu Ihrem Antwortformular oder Ihrer Hochzeitswebsite führen. So können Ihre Gäste bequem über ihr Smartphone antworten.
QR-Codes werden inzwischen häufig auf Einladungen und Antwortkarten eingesetzt. The Knot empfiehlt beispielsweise, den Code auf der Rückseite der Einladung zu platzieren, damit die Vorderseite übersichtlich bleibt, oder ihn auf eine separate Antwortkarte zu drucken.
Wo platzieren Sie den QR-Code für die Rückmeldung?
Diese drei Stellen eignen sich besonders gut:
- auf der Rückseite der Einladung;
- auf einer Antwortkarte;
- auf einer Informationskarte, die der Einladung beiliegt.
Lassen Sie den QR-Code am besten nicht ohne Erklärung stehen. Ein kurzer Hinweis zeigt sofort, wofür er gedacht ist:
Scannen und Teilnahme bestätigen.
oder
Bitte gebt uns bis zum 15. Mai Bescheid.
Zusätzlich können Sie eine kurze Webadresse unter den QR-Code schreiben. So können Gäste die Seite auch direkt im Browser aufrufen.
Der QR-Code verbindet damit gedruckte Papeterie und eine einfache digitale Rückmeldung: Ihre Gäste erhalten eine persönliche Einladung und können bequem per Smartphone antworten.
Empfohlener interner Link: Antwortkarten
Empfohlener interner Link: Informationskarten
Häufige Fragen zu Save-the-Date-Karten, Hochzeitseinladungen und Rückmeldungen
Was ist der Unterschied zwischen einer Save-the-Date-Karte und einer Hochzeitseinladung?
Mit der Save-the-Date-Karte teilen Sie Ihren Gästen vor allem das Hochzeitsdatum mit, damit sie es sich freihalten können. Die Hochzeitseinladung ist die offizielle Einladung. Sie enthält genaue Informationen zur Trauung, zur Feier und dazu, wie Ihre Gäste antworten können.
Müssen Gäste nach einer Save-the-Date-Karte noch eine Hochzeitseinladung erhalten?
Ja. Die Save-the-Date-Karte kündigt den Termin an, ersetzt aber nicht die offizielle Einladung. Mit der Hochzeitseinladung erfahren Ihre Gäste anschließend die Uhrzeiten, Veranstaltungsorte und weiteren wichtigen Einzelheiten.
Können Sie Ihre Gäste bitten, ausschließlich online zu antworten?
Ja, sofern diese Möglichkeit für Ihre Gäste gut funktioniert. Ein Formular, das über eine Webadresse oder einen QR-Code erreichbar ist, erleichtert das Sammeln der Antworten. Für Menschen, die digitale Angebote seltener nutzen, können Sie zusätzlich eine andere Antwortmöglichkeit anbieten.
Was gehört auf eine Informationskarte zur Hochzeitseinladung?
Auf einer Informationskarte finden praktische Hinweise Platz, die die Einladung überladen würden: Unterkünfte, Anreise, Dresscode, Programm des Wochenendes, Hochzeitswebsite oder Möglichkeiten zur Rückmeldung.
Können praktische Informationen auch nach der Einladung verschickt werden?
Ja. Informationen, die sich noch ändern können, lassen sich später über Ihre Hochzeitswebsite, per E-Mail oder per Nachricht weitergeben. So bleibt die Einladung übersichtlich und konzentriert sich auf die wichtigsten Angaben zum Hochzeitstag.
