Die eigene Hochzeit planen: Wo fängt man an und in welcher Reihenfolge?

Sie haben sich gerade verlobt und wissen nicht, womit Sie anfangen sollen? Legen Sie zunächst gemeinsam die Grundzüge Ihrer Hochzeit fest: Wie stellen Sie sich den Tag vor, welches Budget haben Sie, wie viele Gäste möchten Sie ungefähr einladen und wann soll die Feier stattfinden? Anschließend können Sie nach einer Location suchen. Von ihr hängt ein großer Teil der weiteren Planung ab.

Welche Entscheidungen stehen am Anfang?

Wenn Sie sich gerade verlobt haben, müssen Sie nicht sofort Blumen, Dekoration oder die Farbe der Servietten aussuchen. Die ersten Entscheidungen sollen Ihrer Hochzeit vor allem einen Rahmen geben.

Bevor Sie Dienstleister kontaktieren, nehmen Sie sich zu zweit Zeit für ein paar einfache Fragen:

• Welche Art von Hochzeit stellen Sie sich vor: eine Feier im kleinen Kreis, ein großes Fest, eine standesamtliche Trauung mit anschließendem Abendessen oder ein ganzes Hochzeitswochenende?
• In welcher Region möchten Sie heiraten?
• Zu welcher Jahreszeit?
• Wie viele Menschen würden Sie idealerweise einladen?
• Welches Budget möchten Sie für die Hochzeit ausgeben?
• Welche zwei oder drei Dinge sind jedem von Ihnen besonders wichtig?

Ihre Antworten müssen noch nicht endgültig sein. Sie helfen Ihnen zunächst dabei, nicht gleichzeitig ein Schloss für 180 Personen, ein Landhaus für 70 Gäste und eine Hochzeit im Ausland zu suchen.

Womit beginnen Sie direkt nach der Verlobung?

Überlegen Sie zuerst, wie Ihre Hochzeit aussehen soll, bevor Sie mit der konkreten Suche beginnen.

Eine hilfreiche Frage lautet:

„Wie würden wir unsere Hochzeit in drei Sätzen beschreiben?“

Zum Beispiel: eine Sommerhochzeit im Süden mit etwa 80 nahestehenden Menschen, einer Trauung im Freien und einer großen Feier, bei der alle vor Ort übernachten können.

Diese Vorstellung wird zu Ihrem ersten Entscheidungskriterium.

Danach können Sie eine vorläufige Gästeliste und einen Budgetrahmen erstellen und mit der Suche nach einer Location beginnen.

Budget und Gästezahl: Was sollten Sie zuerst festlegen?

Budget und Gästezahl sollten Sie gemeinsam betrachten, denn beide beeinflussen sich unmittelbar.

Sie müssen die genaue Zahl Ihrer Gäste noch nicht kennen. Eine realistische Schätzung reicht für den Anfang aus.

Erstellen Sie eine erste Liste mit drei Gruppen:

• Menschen, die Sie unbedingt dabeihaben möchten;
• Menschen, die Sie gerne einladen würden;
• Menschen, bei denen Sie noch unsicher sind.

So erhalten Sie eine ungefähre Spanne statt einer endgültigen Zahl.

Gehen Sie beim Budget ähnlich vor. Legen Sie zuerst fest, wie viel Sie höchstens für die Hochzeit ausgeben möchten, und bestimmen Sie anschließend Ihre Prioritäten.

Für manche Paare sind Location und Essen entscheidend. Anderen sind Fotografie, Musik, Dekoration oder die Möglichkeit, mit vielen Menschen zu feiern, besonders wichtig.

Sie müssen also nicht sofort jeden Euro verteilen. Es genügt zunächst zu wissen, welche Ausgaben für Sie Priorität haben, sobald Sie Angebote vergleichen.

Sollten Sie Ihr Budget festlegen, bevor Sie nach einer Location suchen?

Ja, zumindest als ungefähren Rahmen.

Die Location prägt viele weitere Entscheidungen. Zu ihrem Mietpreis können zusätzliche Kosten hinzukommen: Mobiliar, Unterkünfte, Transport, Geschirr, ein vorgeschriebener Caterer oder weitere Ausstattung.

Prüfen Sie vor der Buchung deshalb die gesamten Kosten, die mit der Location verbunden sind, und nicht nur die Raummiete.

In welcher Reihenfolge sollten Sie Location, Catering und weitere Dienstleister buchen?

Buchen Sie zuerst die Dinge, von denen der Termin, der Ablauf oder die Verfügbarkeit anderer Dienstleister abhängen.

Für die meisten Hochzeiten bietet sich diese Reihenfolge an:

1. Zeitraum, Budget und ungefähre Gästezahl festlegen;
2. eine Location suchen und buchen;
3. den Termin für die standesamtliche oder kirchliche Trauung bestätigen, falls dies zu Ihrer Planung gehört;
4. einen Caterer buchen, sofern er nicht in der Location enthalten oder von ihr vorgegeben ist;
5. Dienstleister buchen, die Ihnen besonders wichtig sind: etwa Fotograf, Videograf, DJ, Band, Wedding Planner oder freie Traurednerin beziehungsweise freier Trauredner;
6. anschließend weitere Bereiche organisieren: Blumendekoration, Kleidung, Styling, Transport, Unterhaltung oder die Miete von Mobiliar.

Diese Reihenfolge ist keine starre Regel. Wenn Sie schon lange von einem bestimmten Fotografen oder einer bestimmten Band träumen, kann deren Verfügbarkeit auch Ihre Terminwahl beeinflussen.

Was sollten Sie zuerst buchen: Location, Caterer oder Fotograf?

Meist beginnen Sie mit der Location, denn sie bestimmt den Termin und manchmal auch die Wahl des Caterers.

Sobald die Location feststeht, kontaktieren Sie die Dienstleister, bei denen Sie klare Wünsche haben. Dazu gehört häufig der Fotograf: Wenn Ihnen sein Stil besonders gefällt, lässt er sich nicht ohne Weiteres durch jemand anderen ersetzen.

Prüfen Sie beim Catering zunächst die Bedingungen der Location. Manche Häuser bieten eine eigene Küche an, arbeiten mit ausgewählten Partnern oder lassen Ihnen die Wahl vollkommen frei.

Bevor Sie Verträge unterschreiben, sollten Sie deshalb immer prüfen, welche Leistungen bereits enthalten sind.

Wann sollten Sie nach der Buchung wieder mit der Location sprechen?

Nach der Vertragsunterzeichnung können durchaus einige Monate vergehen, bevor Sie mit der Location die konkreten Abläufe besprechen. Sie müssen nicht sofort entscheiden, wo jeder einzelne Tisch stehen wird.

Sammeln Sie jedoch schon bei der Buchung alle wichtigen Informationen an einem Ort:

• Zugangszeiten zum Gelände;
• Kapazität der verschiedenen Räume und Bereiche;
• vorhandenes Mobiliar;
• Möglichkeiten für eine Trauung im Freien;
• Alternativen bei Regen;
• Vorgaben zur Lautstärke;
• Uhrzeit, zu der die Feier enden muss;
• Regeln für Caterer und andere Dienstleister;
• Übernachtungsmöglichkeiten;
• Räume für die Vorbereitungen des Hochzeitspaares;
• enthaltene oder zusätzlich zu mietende Ausstattung.

Wann sollten Sie die Detailplanung mit der Location wieder aufnehmen?

Das hängt davon ab, wie die jeweilige Location arbeitet. Ihr Vertrag und das Team vor Ort sind deshalb die besten Anhaltspunkte.

Direkt nach der Buchung klären Sie die wichtigsten Rahmenbedingungen und beginnen, weitere Dienstleister zu buchen.

Einige Monate vor der Hochzeit werden die Gespräche konkreter: Raumaufteilung, Trauung, Sektempfang, Abendessen, technische Ausstattung und Wege der Gäste.

Kurz vor der Hochzeit legen Sie den endgültigen Ablauf fest, einschließlich Uhrzeiten, anwesender Dienstleister, Lieferungen und letzter Entscheidungen zum Aufbau.

Was sollten Sie vor dem nächsten Termin mit der Location vorbereiten?

Das Gespräch wird einfacher, wenn Sie zu diesen Punkten bereits eine Vorstellung haben:

• ungefähre Gästezahl;
• Ablauf des Tages;
• geplanter Ort der Trauung;
• Organisation von Empfang und Abendessen;
• Schlechtwetterplan;
• Bedarf an Mobiliar und Beschilderung;
• geplante Zeiten der einzelnen Dienstleister;
• besondere Aufbauten oder Installationen.

Welcher Zeitplan hilft bei der Hochzeitsplanung?

Ein guter Zeitplan zeigt Ihnen vor allem, welche Entscheidung jetzt ansteht. So fühlt sich nicht alles gleichzeitig dringend an.

Der genaue Ablauf hängt von Ihrem Hochzeitstermin, der Art Ihrer Feier und der Verfügbarkeit der Dienstleister ab. Nutzen Sie die folgende Übersicht daher als Vorlage, die Sie an Ihre Situation anpassen.

Zu Beginn der Planung

• Budget festlegen;
• eine erste Gästeliste erstellen;
• Region und Zeitraum auswählen;
• nach einer Location suchen;
• die Location buchen;
• die wichtigsten Dienstleister buchen;
• über die gewünschte Art der Trauung nachdenken.

Kleine Dekodetails müssen Sie in dieser Phase noch nicht auswählen.

Wenn Location und wichtigster Dienstleister gebucht sind

Nun können Sie beginnen, den Stil Ihrer Hochzeit zu entwickeln:

• grundsätzlicher Stil;
• Atmosphäre;
• Farben;
• Kleidung;
• Dekoration;
• Blumen;
• Musik;
• Trauung;
• gegebenenfalls eine Hochzeitswebsite;
• erste Informationen für Ihre Gäste.

Wenn einige Gäste ihre Reise oder Unterkunft frühzeitig buchen müssen, kann eine Save-the-Date-Karte sinnvoll sein.

Mehrere Monate vor der Hochzeit

• Gästeliste fertigstellen;
• Hochzeitseinladungen vorbereiten;
• den Ablauf der Trauung planen;
• die Dekoration weiterentwickeln;
• gegebenenfalls Unterkünfte und Transport organisieren;
• Unterhaltung und Programmpunkte vorbereiten;
• erste Überlegungen zur Sitzordnung anstellen, ohne sie schon endgültig festzulegen.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, alle Informationen zusammenzutragen, die Ihre Gäste benötigen werden.

Kurz vor der Hochzeit

• Rückmeldungen der Gäste erfassen;
• letzte Entscheidungen mit dem Caterer treffen;
• Tischordnung festlegen;
• Tagesablauf abstimmen;
• Musik auswählen;
• Texte für die Trauung vorbereiten;
• Papeterie für den Hochzeitstag gestalten;
• Beschilderung vorbereiten;
• Zeiten mit den Dienstleistern abstimmen;
• Aufbau und Logistik planen.

Jetzt können Sie Menükarten, Namenskärtchen, Tischnummern oder Tischnamen, Schilder und weitere Elemente vorbereiten, für die Sie die endgültige Gästezahl benötigen.

In den letzten Wochen

Nun geht es darum, offene Fragen Schritt für Schritt zu klären.

• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Wann treffen die Dienstleister ein?
• Wer hat die Kontaktdaten aller Beteiligten?
• Wer bringt die Dekoration mit?
• Wer holt Blumen oder Ausstattung nach der Feier ab?
• Welcher Ablauf gilt bei schlechtem Wetter?
• Welche Entscheidungen sind tatsächlich noch offen?

Ein gemeinsam zugängliches Dokument mit dem Tagesablauf ist in dieser Phase besonders hilfreich.

Wie vermeiden Sie zu viele Entscheidungen auf einmal?

Versuchen Sie vor allem, nicht alle Entscheidungen gleichzeitig zu treffen. Das entlastet Sie bei der Planung.

Bei einer Hochzeit müssen Sie vieles auswählen, oft in Bereichen, mit denen Sie sich vorher noch nie beschäftigt haben. Anstrengend ist dabei nicht allein die Zahl der Aufgaben, sondern auch die Zahl der Entscheidungen.

Teilen Sie die Entscheidungen in drei Gruppen ein.

Jetzt entscheiden: Dinge, von denen die nächsten Schritte abhängen, etwa Budget, Gästeliste, Location oder bestimmte Dienstleister.

Demnächst überlegen: wichtige Themen, die heute noch keine weiteren Schritte aufhalten.

Später entscheiden: Details, die ohne Folgen warten können.

Die Schriftart der Menükarte auszuwählen, obwohl die Location noch nicht feststeht, gehört eindeutig in die dritte Gruppe.

Legen Sie Ihre Prioritäten fest, bevor Sie vergleichen.

Überlegen Sie vor der Suche nach einem Dienstleister, worauf es Ihnen wirklich ankommt.

Bei einem Fotografen können das der Bildstil und die Art sein, wie er die Geschichte des Tages erzählt. Bei einer Location vielleicht die Möglichkeit, draußen zu heiraten und Ihren Gästen Übernachtungen anzubieten.

Bei einer Hochzeitseinladung sind möglicherweise die Gestaltung, die Personalisierung und ein passendes Design für Menükarten oder Schilder entscheidend.

So vergleichen Sie Angebote anhand Ihrer eigenen Kriterien und verlieren sich nicht in unzähligen Möglichkeiten.

Verteilen Sie auch die Zuständigkeiten.

Sie müssen nicht beide bei jeder kleinen Entscheidung mitwirken.

Eine Person kann sich um die Musik kümmern, während die andere die Papeterie koordiniert. Wichtige Entscheidungen treffen Sie weiterhin gemeinsam, aber nicht jedes Detail braucht eine Sitzung zu zweit.

Eine gemeinsame Übersicht mit drei Spalten – zu erledigen, in Arbeit, entschieden – kann die Planung bereits deutlich vereinfachen.

Welchen Plan B sollten Sie für Ihre Hochzeit vorbereiten?

Den Plan B sollten Sie gleichzeitig mit Ihrem Wunschablauf entwickeln, insbesondere wenn Trauung, Empfang oder Abendessen im Freien stattfinden sollen.

Stellen Sie der Location eine einfache Frage:

„Wo findet jeder Teil der Hochzeit statt, wenn es den ganzen Tag regnet?“

Für Trauung, Empfang, Fotos, Abendessen und geplante Programmpunkte sollten Sie eine Antwort haben.

Welcher Plan B eignet sich für eine Hochzeit im Freien?

Ein guter Plan B bietet Ihren Gästen tatsächlich ausreichend Platz und passende Bedingungen. Er sollte mehr sein als eine rein theoretische Ausweichmöglichkeit.

Prüfen Sie insbesondere:

• die Kapazität der Innenräume;
• das vorhandene Mobiliar;
• ob die Trauung kurzfristig verlegt werden kann;
• geschützte Bereiche für den Empfang;
• den Zugang für Dienstleister;
• Stromversorgung und technische Ausstattung;
• die Wege, die Ihre Gäste bei Regen zurücklegen müssen.

Denken Sie je nach Jahreszeit und Region auch an große Hitze, Wind oder Kälte.

Plan B muss nicht genauso aussehen wie Plan A. Er soll Ihnen ermöglichen, einen schönen Tag zu erleben, ohne wenige Stunden vor der Trauung die gesamte Organisation neu erfinden zu müssen.

Wann sollten Sie mit der Hochzeitspapeterie beginnen?

Die konkrete Planung der Papeterie wird sinnvoll, sobald Datum, Location und die wichtigsten Informationen für Ihre Gäste ausreichend feststehen.

Über die Gestaltung können Sie jedoch schon früher nachdenken, wenn Sie für die gesamte Hochzeit einen einheitlichen Stil entwickeln möchten.

Die Save-the-Date-Karte

Mit der Save-the-Date-Karte können sich Ihre Gäste vor allem den Termin freihalten.

Sie ist besonders hilfreich, wenn einige Gäste anreisen, eine Unterkunft buchen oder ihre Zeit weit im Voraus planen müssen.

Sie muss noch nicht alle praktischen Informationen zur Hochzeit enthalten.

Die Hochzeitseinladung

Die Hochzeitseinladung verschicken Sie, sobald Sie die wesentlichen Angaben zur Feier mitteilen können.

Je nach Planung können Sie weitere Karten oder Informationen beilegen:

• Antwortkarte;
• Informationskarte;
• Hinweise zur Anreise;
• Übernachtungsmöglichkeiten;
• Brunch am nächsten Tag;
• Link zu einer Hochzeitswebsite oder einem Antwortformular.

Bei Maison June können Sie Ihre Papeterie passend zur Einladung gestalten und denselben Stil auf verschiedenen Elementen Ihrer Hochzeit wieder aufgreifen.

Die Papeterie für den Hochzeitstag

Sobald die Gästezahl genauer feststeht und das Abendessen geplant ist, können Sie die Papeterie für den Tag selbst vorbereiten:

• Menükarten;
• Namenskärtchen;
• Sitzplan;
• Tischnummern oder Tischnamen;
• Willkommensschilder;
• Programmhefte für die Trauung;
• weitere Schilder und Wegweiser.

Sie müssen also nicht alles gleichzeitig bestellen.

Wenn Sie Ihre Papeterie Schritt für Schritt zusammenstellen, können Sie jedes Element an die Informationen anpassen, die zu diesem Zeitpunkt tatsächlich feststehen.

Zusammengefasst: Was sollten Sie direkt nach der Verlobung tun?

Wenn Sie gerade erst mit der Planung beginnen, konzentrieren Sie sich auf fünf Dinge:

1. gemeinsam festlegen, welche Art von Hochzeit Sie sich wünschen;
2. Budget und Gästezahl zunächst grob einschätzen;
3. einen Zeitraum und eine Region auswählen;
4. eine Location suchen und buchen;
5. Anschließend die wichtigsten Dienstleister buchen.

Alles Weitere kann nach und nach folgen.

Sie müssen nicht Ihre ganze Hochzeit innerhalb weniger Wochen organisieren. Entscheidend ist, dass Sie wissen, welche Entscheidung als Nächstes sinnvoll ist.

FAQ: Fragen zu Beginn der Hochzeitsplanung

Müssen Sie gleich zu Beginn ein Hochzeitsthema festlegen?

Nein. Eine ungefähre Vorstellung von der gewünschten Atmosphäre reicht zunächst aus. Die Location, die Jahreszeit und Ihre ersten Ideen helfen Ihnen später dabei, einen stimmigen Stil zu entwickeln. Sie müssen sich nicht sofort auf ein bestimmtes Thema festlegen.

Können Sie Ihre Hochzeit ohne Wedding Planner organisieren?

Ja. Viele Paare organisieren ihre Hochzeit selbst und nutzen dafür einen Zeitplan sowie ein gemeinsames Tool für Aufgaben, Verträge und Kontaktdaten. Ein Wedding-Planner kann hilfreich sein, wenn Ihnen Zeit fehlt, die Logistik aufwendig ist oder Sie einen Teil der Organisation abgeben möchten.

Muss die endgültige Gästeliste feststehen, bevor Sie eine Location buchen?

Nein. Eine realistische Schätzung genügt in der Regel für die Suche. Die Location sollte jedoch genügend Platz für die voraussichtliche Gästezahl bieten – auch bei der geplanten Schlechtwetterlösung.

Woran erkennen Sie, ob Sie mit der Hochzeitsplanung im Rückstand sind?

Prüfen Sie vor allem, ob eine noch offene Entscheidung die nächsten Schritte verhindert. Wenn Location und wichtigste Dienstleister gebucht sind und Sie Ihre nächsten Fristen kennen, müssen noch nicht alle Details geklärt sein.

Ist eine eigene E-Mail-Adresse für die Hochzeit sinnvoll?

Sie ist nicht erforderlich, kann aber helfen, Nachrichten von Dienstleistern, Angebote und Bestätigungen an einem Ort zu sammeln. Wenn Sie lieber weniger Tools verwenden, können Sie auch einen eigenen Ordner in Ihrem bestehenden E-Mail-Postfach anlegen.

Wann sollten Sie den genauen Ablauf des Hochzeitstages planen?

Die großen Stationen des Tages können Sie schon früh festlegen. Die genauen Uhrzeiten stimmen Sie ab, sobald Location und wichtigste Dienstleister bestätigt sind. Ein detaillierter Ablauf wird vor allem kurz vor der Hochzeit wichtig, um Ankunftszeiten, Aufbau, Trauung, Essen und Programmpunkte zu koordinieren.